SIEP

Sistema de Informação Eletrônica e Protocolo

Central de Ajuda & Manual SIEP

Guia completo, passo a passo ilustrado e respostas para todas as operações do Sistema de Informação Eletrônica e Protocolo da Prefeitura Municipal de Uauá.

1. Como Gerar e Abrir Processos no SIEP

Essencial

Diferença entre Processo Simples e Processo Administrativo

O SIEP trabalha com dois tipos principais de processos para manter a organização municipal:

PS Processo Simples (Rotina)

Destinado às rotinas operacionais cotidianas de qualquer secretaria ou setor (solicitações internas, encaminhamentos simples, pedidos de materiais, comunicações entre unidades).

  • Quem pode abrir: Todas as unidades e servidores com acesso ao SIEP.
  • Fluxo: Rápido, direto e flexível entre setores.
PA Processo Administrativo Formal

Processos formais e solenes que exigem rigor jurídico, numeração centralizada, apurações, licitações, convênios, contratos ou sindicâncias.

  • Quem pode abrir: SMA (Secretaria Municipal de Administração), Procuradoria Jurídica e Administradores do sistema.
  • Fluxo: Numeração oficial padronizada com controle centralizado.

Passo a Passo para Criar um Novo Processo

  1. Acesse o menu de Processos:
    No menu superior da tela, clique em Processos e depois no botão azul + Novo Processo (ou "Novo Processo Simples").
  2. Confira a Unidade de Origem:
    O sistema preenche automaticamente com o seu setor de lotação atual (garantindo autenticidade e rastreabilidade).
  3. Defina o Tipo e Assunto:
    Selecione o tipo de processo disponível e digite um Assunto claro e descritivo (exemplo: "Solicitação de Manutenção Predial na Escola Municipal João de Barro"). Evite assuntos genéricos como "Solicitação" ou "Ofício".
  4. Informe o Interessado (Se houver):
    Preencha o nome do interessado (cidadão, empresa ou servidor), documento (CPF ou CNPJ) e dados de contato para facilitar localização e respostas.
  5. Classifique o Nível de Sigilo:
    Escolha entre Público (visível na consulta do cidadão), Restrito (visível apenas às unidades por onde o processo tramitar) ou Sigiloso (acesso estrito).
  6. Clique em "Salvar Processo":
    O SIEP gerará o Número Oficial do Processo. A tela seguinte abrirá os autos completos, liberando as opções de anexar documentos, emitir despachos e tramitar.
Dica de Ouro: O processo só pode ter documentos anexados e ser tramitado após ser salvo pela primeira vez. Ao salvar, você permanece na página do processo e já pode começar a incluir os arquivos.

2. Protocolo Geral e Abertura a Partir de Protocolo

Atendimento

Como Funciona o Ciclo: Protocolo → Processo

O Protocolo é a porta de entrada para requerimentos externos de munícipes e entidades. Ele gera um comprovante com código de rastreio para o cidadão e pode ser convertido em processo eletrônico com apenas 1 clique.

Fluxo de Atendimento ao Cidadão:

1. Atendimento no Balcão
2. Gerar Protocolo + Recibo PDF
3. Abrir Processo com 1 Clique
4. Tramitação Automática
  1. Acesse o menu Protocolo e preencha os dados do requerente (Nome, CPF/CNPJ, Telefone, E-mail e Assunto).
  2. Clique em Gerar Protocolo. O sistema emitirá o número de protocolo e o comprovante em PDF com QR Code.
  3. Na tela de confirmação, clique no botão azul "Abrir Processo a partir deste Protocolo".
  4. O sistema importa automaticamente todos os dados para o formulário de processo. Revise e clique em Salvar. O processo e o protocolo ficam vinculados permanentemente!

3. Gestão Completa de Documentos (Anexos & Internos)

Fundamental

Como Anexar Documentos Externos (Upload de Arquivos)

Utilize esta opção para juntar aos autos documentos que você já possui no seu computador (como ofícios digitalizados, fotos de vistoria, certidões, planilhas orçamentárias ou contratos em PDF).

  1. Abra o processo desejado na lista em Processos > Ver.
  2. Na seção "Ações Rápidas", clique no botão amarelo 📄 Anexar Documento.
  3. Selecione o Tipo de Documento (ex: Parecer, Ofício Recebido, Foto, Comprovante).
  4. Digite o Título / Descrição do anexo para fácil identificação nos autos.
  5. Clique em Escolher Arquivo e selecione o arquivo em seu computador.
  6. Clique em Salvar / Enviar Anexo. O documento será imediatamente inserido na lista de documentos do processo.

Formatos Permitidos e Limites:

Formato Extensões Aceitas Tamanho Máximo Recomendação
Documentos PDF .pdf Até 20 MB por arquivo Formato preferencial para textos e laudos.
Imagens .jpg .jpeg .png Até 20 MB Ideal para vistorias, documentos escaneados e comprovantes.
Editáveis .doc .docx Até 20 MB Minutas de convênios e editais.
Planilhas .xls .xlsx Até 20 MB Planilhas de medição, orçamentos e listas.
Atenção ao tamanho do arquivo: O limite de segurança do servidor é de 20 MB por upload. Caso seu arquivo seja muito grande (por exemplo, um PDF escaneado em altíssima resolução), utilize um compactador de PDF antes de anexar.

Como Criar Documentos Internos (Editor com Modelos Oficiais)

O SIEP possui um poderoso Editor de Texto Integrado com modelos institucionais prontos (Ofício, Memorando, Despacho, Certidão). O documento é gerado diretamente no navegador com cabeçalho oficial da Prefeitura de Uauá e numeração automática!

  1. Na tela do processo, clique em 📝 Novo Documento Interno (ou escolha diretamente "Novo Ofício" / "Novo Memorando").
  2. Selecione o Tipo de Documento. O sistema carrega a estrutura pré-formatada.
  3. Preencha o Título, Destinatário e redija o texto no editor formatado (com negrito, listas, tabelas e alinhamento).
  4. Clique em Salvar Rascunho para guardar o documento sem fechar a edição.
  5. Quando terminar a redação, clique em 🧾 Gerar PDF. O sistema gera a versão final diagramada e pronta para assinatura.
Vantagem do Documento Interno: Os documentos internos criados no editor do SIEP possuem integração direta com o Assinador Eletrônico do sistema e geram PDF padronizado com brasão oficial e carimbo de validação.

4. OCR & PDFs Pesquisáveis (Reconhecimento Óptico de Caracteres)

Inovação & Produtividade

O que é um PDF Pesquisável e como o OCR funciona no SIEP?

Muitas vezes, quando digitalizamos um documento em um scanner de mesa ou tiramos foto de uma folha de papel com o celular, o arquivo gerado é apenas uma "imagem estática". Nesses arquivos convencionais, não é possível selecionar palavras, copiar trechos nem buscar termos usando Ctrl + F.

O SIEP é equipado com um motor integrado de OCR (Optical Character Recognition) treinado em língua portuguesa. Ele analisa visualmente cada letra e caractere do documento escaneado e insere uma camada de texto invisível por cima da imagem original.

PDF Escaneado Convencional

  • Apenas foto estática da folha impressa
  • Não permite localizar termos com Ctrl+F
  • Texto não selecionável nem copiável
  • Invisível para buscas textuais nos autos

PDF Pesquisável (SIEP OCR)

  • Preserva 100% da imagem e assinatura original
  • Busca instantânea por qualquer palavra (Ctrl + F)
  • Copia e cola trechos de texto com precisão
  • Indexado automaticamente na busca do processo

Conversão Automática ao Anexar Documentos

Você não precisa fazer nenhuma configuração prévia na hora de anexar arquivos aos processos:

  1. Abra o processo e clique no botão amarelo 📄 Anexar Documento.
  2. Selecione o arquivo PDF ou foto escaneada (JPG/PNG) do seu computador.
  3. Ao clicar em Salvar / Enviar Anexo, o SIEP detecta automaticamente se o documento necessita de OCR e faz a conversão em segundo plano.
  4. O documento recebe o selo verde Pesquisável na listagem de documentos dos autos.
Detecção Inteligente: Se o arquivo anexado já for um PDF digital nativo (gerado diretamente pelo Word ou Excel), o SIEP preserva a integridade original e não altera o arquivo desnecessariamente.

Reprocessar OCR e Visualizar Texto Extraído

Em qualquer documento anexado a um processo em Processos > Ver, você tem acesso às seguintes ações:

  • Botão Tornar Pesquisável / Reprocessar OCR: Executa o motor de reconhecimento imediatamente para converter o documento. Um indicador animado exibe o progresso e atualiza o card do documento em tempo real.
  • Botão Ver Texto: Abre uma janela exibindo todo o texto reconhecido pelo OCR, acompanhado do botão Copiar Texto para você colar facilmente em despachos, pareceres ou minutas.

Como Usar a Ferramenta Central de OCR (Menu Superior)

No menu superior do sistema, clique no atalho 🪄 OCR para acessar o painel dedicado de ferramentas:

1. Aba "Conversor Avulso" (Download Direto):

Ideal para converter arquivos avulsos do seu computador sem precisar anexar a nenhum processo. Basta arrastar o arquivo PDF ou imagem e clicar em "Iniciar Conversão e Baixar" para obter o PDF pesquisável pronto para uso.

2. Aba "Processamento em Lote" (Fila do Sistema):

Lista todos os documentos antigos do sistema que foram anexados antes da ativação do OCR. Clicando em "Processar Fila em Lote", o sistema converte todos os documentos pendentes de forma sequencial com uma barra de progresso automatizada.

Boas Práticas de Escaneamento para Alta Precisão do OCR

Para garantir que o reconhecimento óptico de caracteres tenha a máxima precisão, siga estas recomendações:

📐 Resolução Recomendada
Digitalize entre 200 e 300 DPI. É o ponto ideal entre nitidez de letras e arquivo leve.
💡 Iluminação e Contraste
Evite sombras sobre a folha e certifique-se de que o texto preto contraste bem com o papel branco.
📄 Alinhamento da Folha
O sistema corrige rotações automaticamente, mas folhas bem alinhadas aumentam a fidelidade de tabelas e carimbos.

5. Assinatura Eletrônica no SIEP

Segurança Jurídica

Como Assinar Eletronicamente um Documento

A assinatura eletrônica no SIEP garante integridade, não-repúdio e autoria aos atos administrativos, em total conformidade com a legislação de Governo Digital.

  1. Acesse o processo e localize o documento interno na seção Documentos do Processo.
  2. Verifique se o PDF foi gerado. Se o documento estiver como rascunho com o PDF gerado, aparecerá o botão verde ✍️ Assinar.
  3. Clique em ✍️ Assinar e confirme na caixa de diálogo de autenticação.
  4. O sistema grava a assinatura eletrônica contendo o Nome do Servidor, Cargo/Lotação, Data e Hora com carimbo oficial.
Regra Importante: Após a assinatura, o documento torna-se imutável nos autos para garantir a segurança jurídica. Não é possível alterar o texto de um documento já assinado. Caso necessite de retificação, crie um novo despacho ou termo aditivo.

6. Tramitação, Despachos e Recebimento

Fluxo de Trabalho

Como Tramitar (Enviar) um Processo para Outra Unidade

  1. Abra o processo em Processos > Ver e clique no botão azul ➡️ Tramitar Processo.
  2. No campo Unidade de Destino, selecione a secretaria, departamento ou setor que deve receber o processo.
  3. No campo Despacho / Observações, redija a justificativa do encaminhamento ou o despacho orientando as providências a serem tomadas.
    Você também pode clicar no botão 📋 Usar Minuta para selecionar modelos rápidos de despacho.
  4. Clique em Enviar Trâmite. O processo passará para a situação de "Aguardando Recebimento" na unidade de destino.

Como Receber Processos Enviados para sua Unidade

Quando outra unidade tramita um processo para o seu setor, ele fica pendente de recebimento na sua caixa de entrada.

  1. Observe o Sino de Notificações 🔔 no topo da tela. Ele exibirá um número vermelho indicando novas pendências.
  2. Clique no sino ou acesse o menu Processos > Trâmites Pendentes.
  3. Localize o processo na lista e clique em ✅ Confirmar Recebimento.
  4. Pronto! O processo agora está oficialmente sob responsabilidade da sua unidade, permitindo despachar, anexar novos documentos ou tramitar adiante.
Histórico de Linha do Tempo: Toda tramitação gera um registro indelével na Linha do Tempo do processo, contendo quem enviou, quem recebeu, data, hora e o tempo exato de permanência em cada setor.

Concluir, Sobrestar (Pausar) ou Reabrir Processos

Concluir Processo:

Utilizado quando todas as etapas foram finalizadas e o objeto do processo foi atendido. Registre o despacho de conclusão nos autos.

Sobrestar (Suspender):

Utilizado quando o processo precisa ficar pausado aguardando decisão judicial, laudo pericial ou resposta de órgão externo. Pode ser retomado a qualquer momento.

7. Consulta de Protocolo para Cidadãos e Servidores

Transparência

Como Consultar o Andamento de um Protocolo ou Processo

  1. Acesse o link público Consulta de Protocolo (disponível também na página inicial e no rodapé).
  2. Digite o Número do Protocolo constante no recibo (ou aponte a câmera do celular para o QR Code impresso no comprovante).
  3. O sistema apresentará em tempo real a situação atual, a unidade onde o processo se encontra e a última movimentação registrada.

8. Chat Interno entre Unidades (Boas Práticas & LGPD)

Comunicação

Orientações de Uso do Chat do SIEP

O chat interno (ícone flutuante 💬 no canto inferior direito) permite troca rápida de recados entre servidores online de diferentes unidades da Prefeitura de Uauá.

  • Objetivo: Dúvidas rápidas sobre números de processos, avisos de urgência e confirmação de recebimento de malotes físicos.
  • Privacidade e LGPD: Nunca envie dados pessoais sensíveis (como números de cartão, dados médicos ou senhas de acesso) pelo chat.
  • Formalidade: Atos administrativos, decisões e despachos devem ser feitos formalmente dentro dos autos dos processos, nunca apenas no chat.

9. Perguntas Frequentes & Solução de Problemas

Suporte Técnico

O OCR altera a imagem, carimbo ou assinatura original do documento?

Não! O motor de OCR do SIEP preserva 100% da fidelidade visual da folha escaneada. Ele apenas posiciona uma camada de texto invisível e perfeitamente alinhada sobre a imagem, permitindo seleção, cópia e busca por Ctrl + F sem alterar nenhuma assinatura ou carimbo.

Como tornar pesquisáveis documentos antigos que já estavam no sistema?

Você pode fazer isso de duas maneiras:

  • Individualmente: Abra o processo e clique no botão 🪄 Tornar Pesquisável ao lado do documento desejado.
  • Em lote: Acesse o menu superior 🪄 OCR, vá até a aba "Processamento em Lote" e clique em "Processar Fila em Lote" para converter todos os documentos antigos de uma só vez.

Mensagem: "Tipo de arquivo não permitido" ao anexar

Causa: Por motivos de segurança contra vírus e malwares, o sistema bloqueia extensões executáveis (.exe, .bat, .zip com scripts, etc.).

Como resolver: Salve seu documento nos formatos homologados: PDF, JPG, PNG, DOCX ou XLSX antes de realizar o anexo.

Mensagem: "Arquivo muito grande. Tamanho máximo permitido é de 20MB"

Causa: O arquivo ultrapassou o teto de 20 Megabytes configurado no servidor.

Como resolver:

  • Se for PDF digitalizado: use ferramentas de compressão gratuita (como ilovepdf ou smallpdf) para reduzir os DPIs das imagens sem perder legibilidade.
  • Divida o documento em duas partes (ex: "Anexo_Parte1.pdf" e "Anexo_Parte2.pdf") e envie separadamente.

Mensagem: "Acesso negado a este processo" ou botões desabilitados

Causa: O processo não está atualmente sob a custódia da sua unidade (ele foi tramitado para outro setor ou ainda não foi recebido).

Como resolver: Consulte a caixa "Localização Atual" no cabeçalho do processo. Apenas a unidade onde o processo se encontra pode anexar documentos e efetuar despachos. Solicite à unidade detentora que tramite para o seu setor caso precise praticar atos.

Não encontrou o que precisava? Fale com a TI

O Departamento de Tecnologia da Informação da Prefeitura de Uauá está à disposição para tirar dúvidas e prestar suporte.